فهرست بازبینی نمایشگاه تجاری

چگونه یک حضور موثر در نمایشگاه تجاری داشته باشیم؟ (دانلود اینفوگرافی در انتهای مقاله)

شرکت در نمایشگاه تجاری فرصت بی‌نظیری برای جذب مشتری و رشد کسب‌وکار است. لازمه‌ی موفقیت در یک نمایشگاه تجاری، برنامه‌ریزی و تعهد است. فهرست بازبینی و برنامه‌ی زمانی معرفی شده در این مقاله به شما در پیشبرد هدفمند برنامه‌ی حضورتان در نمایشگاه کمک خواهد کرد.

۱۲ ماه قبل از شروع نمایشگاه تجاری

اهداف اصلی خود را برای حضور در نمایشگاه مشخص کنید

شرکت در نمایشگاه‌های تجاری مزایای بیشماری دارد: افزایش آگاهی از برند، ملاقات با مشتریان راغب، ملاقات با سرمایه‌گذاران و مزایای دیگر. امکان بهره بردن از تمام این مزایا وجود دارد، اما اگر روی یک هدف اصلی تمرکز کنید و نمایشگاه‌تان را بر اساس آن برپا کنید، به بالاترین حد موفقیت خواهید رسید.

انتخاب درست نمایشگاه تجاری

زمانی که هدف‌ حضورتان در نمایشگاه تجاری را مشخص کردید، شروع به تحقیق کنید تا نمایشگاه خاصی را متناسب با نیازهایتان پیدا کنید.

انتخاب بهترین مکان برای غرفه

حالا که هدف روشنی دارید و نمایشگاه مناسب نیازتان را انتخاب کرده‌اید، نقشه‌ی کلی ساختمان نمایشگاه را بررسی کنید تا مکان مناسبی را برای برپایی غرفه‌تان انتخاب کنید. برای مثال، اگر دوست دارید در شلوغ‌ترین مکان نمایشگاه غرفه داشته باشید، بهتر است مکانی را انتخاب کنید که نزدیک غذاخوری یا سرویس بهداشتی است. به یاد داشته باشید که فرایند انتخاب غرفه بر اساس سابقه‌ی حضورغرفه‌داران در نمایشگاه است، پس بهتر است فهرستی از شش یا هفت مکان منتخب را به ترتیب اولویت تهیه کنید تا فرایند انتخاب غرفه آسان‌تر شود. برای اطمینان بیشتر، نقشه‌ی کلی ساختمان نمایشگاه را با مکان واقعی غرفه تطبیق بدهید تا مبادا هنگام تحویل غرفه با ستون بزرگی در وسط غرفه مواجه شوید که در نقشه ندیده بودید. در نظر داشته باشید که فضاهای مختلف نمایشگاهی دارای قوانین مختلفی هستند. برای مثال، فضای نمایشگاه‌ شبه‌جزیره‌ای (غرفه‌های نمایشگاهی پشت به پشت هم بدون راهرو در میان آنها) در مقایسه با فضای نمایشگاه جزیره‌ای سنتی مقررات بیشتری دارد. محدودیت‌های ارتفاع، مکان‌ علامت‌ها و نشانه‌های آویزان نمونه‌هایی از این مقررات هستند. فضاهای داخلی نیز مقررات سختی دارند، از جمله: رعایت خط دید برای غرفه‌های مجاور و رعایت حد ارتفاع ۲/۵ متری.

تنظیم بودجه

تنظیم بودجه برپایی غرفه نمایشگاهی

برای کل فرایند غرفه‌سازی، یک بودجه‌ی واقع‌بینانه‌ تنظیم کنید. به یاد داشته باشید که هزینه‌ی مقدمات قبل از شروع نمایشگاه و خدمات پس از اتمام نمایشگاه (جابجایی غرفه‌ی خالی شده یا  تبلیغات و بازاریابی همزمان با حضور در نمایشگاه) را در تنظیم بودجه بگنجانید.

بودجه‌تان را دسته‌بندی کنید: خرید برای نمایشگاه، نیروی کار برای نمایشگاه، خدمات نمایشگاه، حمل‌ونقل، مرسولات پستی قبل از شروع نمایشگاه، جوایز و غیره. هنگام درخواست دادن برای طراحی نمایشگاه، بودجه‌ی این جنبه‌ی خاص را فراهم کنید. این رویکرد سبب صرفه‌جویی در مقادیر زیادی از وقت و پول شما خواهد شد. طراحی غرفه‌ی نمایشگاهی زمان‌بر است. تیم طراحی بدون آگاهی از بودجه، هیچ معیاری برای شروع کار ندارد و اگر بدون این آگاهی شروع به کار کند، ممکن است هزینه‌ی نهایی طراحی بیش از بودجه‌ی واقعی شود و این به معنای دوباره‌کاری است.

در نظر گرفتن یادآور برای مهلت‌های طلایی

با نزدیک شدن به آغاز نمایشگاه، زمان زود می‌گذرد و سرعت کار بیشتر می‌شود. پس بهتر است هرچه زودتر برای کارهای مهمی نظیر پرداخت‌ها، وجوه امانی، ثبت‌نام و سایر اموری که ممکن است نادیده گرفته شوند، یادآور مشخص کنید.

۶-۹ ماه قبل از شروع نمایشگاه تجاری

تعریف اهداف خاص

هدف اصلی‌تان از حضور در نمایشگاه تجاری را به یاد بیاورید و اهداف خاصی را تعیین کنید که در رسیدن به هدف اصلی به شما کمک خواهند کرد. برای مثال، اگر هدف اصلی شما جذب مشتریان بیشتر است، یکی از اهداف خاص شما می‌تواند دریافت اطلاعات تماس از شمار خاصی از مشتریان راغب باشد. از اهداف خاص دیگر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • شمار جلسات رزرو شده
  • شمار اسامی جمع‌آوری شده‌ی سرمایه‌گذاران راغب
  • شمار نام‌های ثبت شده برای آگهی‌ها یا اشتراکات ایمیل

شروع طراحی غرفه‌ی نمایشگاهی

آغاز به کار تیم طراحی

اگر تجربه‌ی این کار را ندارید، در این مرحله باید در مورد جزئیات خاص غرفه‌ی نمایشگاهی از تیم طراحی یک شرکت نمایشگاهی یا آژانس تبلیغاتی کمک بگیرید. در تمام پروژه‌های پرمون طرح، مهندس ناظر حضور دارد. بسیاری از شرکت‌های نمایشگاهی قابلیت‌ طراحی داخلی را دارند و می‌توانند طرح‌های از پیش طراحی شده‌ای را برای خرید یا اجاره به شما پیشنهاد کنند. تیم ساخت و تولید پرمون طرح مستقر در محل غرفه است و کارگاه ساخت اختصاصی برای تولید اجزای مختلف غرفه‌های نمایشگاهی را دارد. اگر هم‌اکنون غرفه در اختیار شماست، باید مشخص کنید از چه سازه‌هایی در غرفه‌تان استفاده خواهید کرد. اگر قصد دارید غرفه‌ی جدیدی بسازید یا اجاره کنید، همین حالا باید فرایند طراحی را شروع کنید. اگر شک دارید که باید از کجا شروع کنید، وقت آن است که از یک شرکت نمایشگاهی معتبر کمک بگیرید. از ویژگی‌های مهم شخصیتی پرمون طرح، انعطاف‌پذیری و سرعت عمل بالا در تمام پروژه‌های نمایشگاهی است.

نیازمندی‌های بازاریابی طراحی

جذب افراد در نمایشگاه تجاری راه خوبی برای ارتقاء کسب‌وکارتان است، اما قبل از شروع نمایشگاه باید درباره‌ی غرفه‌تان (و خود نمایشگاه) بازارگرمی کنید. ۶ تا ۹ ماه قبل از شروع نمایشگاه، زمان ایده‌آلی برای طراحی هرگونه آیتم تبلیغاتی خارجی نظیر ایمیل، تراکت‌‌های تبلیغاتی، نامه‌رسان‌های مستقیم و بیلبوردها است. همچنین زمان خوبی برای شروع برنامه‌ریزی جذب حامیان مالی است.

برنامه‌ریزی جوایز و هدایا

حالا وقت برنامه‌ریزی برای دادن هرگونه هدیه‌ی تبلیغاتی است. تولید و هماهنگی این اقلام از دیدگاه محاسبه‌ای می‌تواند کار بسیار وقت‌گیری باشد. بنابراین، این اقدام مهم را به تعویق نیاندازید.

برنامه‌ریزی ارائه‌ی فروشنده

داشتن فروشنده الزامی نیست، اما اگر هدف شما جذب مخاطبان بیشتر باشد، ایده‌ی خوبی است. حضور فروشنده فرصتی است تا درباره‌ی برند یا محصول شما صحبت شود. اگر بتوانید یک دقیقه یا بیشتر از این فرصت طلایی در نمایشگاه تجاری استفاده کنید، خوش‌شانس هستید. در واحد نمایشگاهِ پرمون طرح، نیروی انسانی مورد نیاز برای پروژه‌های نمایشگاهی از عکاس گرفته تا تدارکات و نظافتچی، توسط آژانس برای سفارش دهنده تامین می‌شود.

تحکیم پیام کمپین

ارائه‌ی شما مانند هدف کلی حضورتان در نمایشگاه در صورتی کارایی بیشتر خواهد داشت که یک موضوع یا پیام خاص را برای کمپین خود در نظر بگیرید و آن را در طول نمایشگاه تبلیغ کنید. به این فکر کنید که دوست دارید مخاطبان شما چه چیزی را درباره‌ی کسب‌وکارتان بدانند و پیام خود را بر اساس آن تحکیم کنید.

۴-۶ ماه قبل از شروع نمایشگاه تجاری

برنامه‌ریزی نیازهای پرنسل

تا این مرحله از وسعت عملیات آگاه شده‌اید و می‌دانید با چه میزان بودجه‌ای قرار است کار کنید. حدود چهار تا شش ماه قبل از شروع نمایشگاه باید برای نیازهای پرنسل خود برنامه‌ریزی کنید.

برنامه‌ریزی تدارکات سفر

پس از گرفتن غرفه می‌توانید برای تدارکات و سفر برنامه‌‌ریزی کنید. برای رفت‌وآمد به نمایشگاه به فکر رزرو بلیط هواپیما، هتل یا وسیله‌ی نقلیه‌ی مناسب باشید.

برنامه‌ریزی آثار گرافیکی و منسوجات تزیینی برای غرفه

تا حالا عناصر کلی غرفه‌ی نمایشگاهی‌ باید مشخص شده باشند. بنابراین، در این مرحله روی عناصر ظاهری نظیر گرافیک و منسوجات تمرکز کنید.

برنامه‌ریزی تدارکات غرفه

زمانی که طراحی‌های غرفه را به پایان رساندید، باید برای تدارکات برپایی و برچیدن غرفه برنامه‌ریزی کنید. به یاد داشته باشید که تحویل جدا از باربری است و هر دوی اینها از سوار کردن و پیاده کردن ساختار غرفه مجزا هستند.

چک کردن تمام تاریخ‌ها

حالا وقت بررسی دوباره و تأیید تمام تاریخ‌های تحویل، ورود و خروج و مهلت‌ها است. این بررسی باید در مورد طراح غرفه‌ی نمایشگاه تجاری، شرکت هواپیمایی، محل نمایشگاه تجاری، تولیدکننده، پیمان‌کار و تیم بازاریابی شما هم انجام شود.

آغاز کمپین‌های بازاریابی

حدود ۴ ماه پیش از شروع نمایشگاه تجاری باید بازاریابی را شروع کنید. بازاریابی شامل کمپین‌های ایمیلی، ایمیل مستقیم و هر اقدام بازاریابی دیگری می‌شود که به کار گرفته‌اید.

۱-۳ ماه قبل از شروع نمایشگاه تجاری

نهایی کردن خدمات غرفه

آیا در غرفه به اینترنت نیاز دارید؟ آیا غرفه‌ی شما از ملزومات الکترونیکی برخوردار است؟ آیا فضای غرفه‌ی شما به خدمات نظافتی نیاز دارد؟ این جزئیات را بازبینی کنید تا در صورت نیاز برای فراهم کردن مقدمات کارهای دیگر زمان داشته باشید.

نهایی کردن تاریخ و زمان ورود و خروج

چند ماه قبل از شروع نمایشگاه، باید تاریخ تحویل غرفه و ورود به نمایشگاه را با فروشنده و طراح غرفه بازبینی کنید. برای اجتناب از جریمه‌های غیرمنتظره، حتما این اطلاعات را با فروشنده در میان بگذارید، چون ممکن است قبل از شروع نمایشگاه شما، در جای دیگری مجبور به تحویل کار دیگری باشد.

نهایی کردن تاریخ‌های مهم

بررسی نهایی تاریخ‌ تحویل غرفه و ورود به نمایشگاه واقعا ضروری است. مدیریت نمایشگاه ممکن است تاریخ‌ها را عوض کند تا طبق پیش‌بینی‌های اولیه‌، تغییرات را اعمال کند.

ملاقات با پرنسل و آماده‌سازی آنها

ملاقات با اعضای تیم

مطمئن شوید که تمام اعضای تیم از نقشه‌ی کار باخبر هستند و می‌دانند قبل، حین و پس از نمایشگاه چه کارهایی را باید انجام بدهند. اگر قصد ارائه‌ی دمو یا نمایش دارید، حتما تمام مراحل را پیش از اجرا با تیم خود مرور کنید. با کارپرداز سمعی‌بصری صحبت کنید تا مطمئن شوید از محتوا چند کپی در اختیار دارد و قبل از شروع نمایش آنها را در تمام دستگاه‌های موجود در نمایشگاه تست می‌کند.

زمان‌بندی جلسات

با مطبوعات و فروشندگان جلسه بگذارید و از هر فرصتی برای تبلیغ کردن درباره‌ی نمایشگاه‌تان استفاده کنید.

رزرو اتاق‌های برگزاری جلسات

رزرو اتاق‌های اضافه برای برگزاری جلسات ضروری نیست، اما دعوت کردن از مشتریان راغب یا سرمایه‌گذاران به یک جلسه‌ی خصوصی به صرف غذا و نوشیدنی پس از اختتام نمایشگاه، ایده‌ی بسیار خوبی است. با فراهم کردن این انگیزه، فرصتی پیدا می‌کنید تا با این افراد در مورد کسب‌وکارتان صمیمانه‌تر صحبت کنید.

روز نمایشگاه

جذب بازدیدکنندگان و آزمودن سبک صحبت با آنها

سعی کنید تا می‌توانید توجه حاضرین در نمایشگاه را جلب کنید و روش‌های مختلف بازارگرمی را امتحان کنید. از تغییر کلی سبک گفتارتان پرهیز کنید. هدف این است که هر بار با تغییر یک متغیر، بازارگرمی‌تان را بسنجید.

دریافت اطلاعات تماس

هدف‌تان این باشد که تا می‌توانید اطلاعات تماس بازدیدکنندگان غرفه را دریافت کنید و آنها را منظم نگه دارید. اگر بازدیدکننده‌ای کارت ویزیت به شما داد، یادداشت‌های مهم مربوط به گفتگویتان با آن بازدیدکننده را روی همان کارت ویزیت بنویسید یا روی برگه‌ی دیگری بنویسید و قبل از بایگانی کردن به کارت ویزیت ضمیمه کنید. بعد از اتمام نمایشگاه از این یادداشت‌های باارزش استفاده خواهید کرد.

پس از نمایشگاه

پیگیری اطلاعات تماس

اطلاعات تماس مشتریان راغب

بعد از اینکه آب‌ها از آسیاب افتاد، وقت تماس گرفتن با کسانی است که اطلاعات گرانبهای تماس‌شان را به شما دادند. به همان نوشته‌هایی رجوع کنید که برای تماس بعدی با افراد روی کاغذ یادداشت کردید.

مقایسه‌ی هزینه‌ها

پس از اتمام نمایشگاه، فرصت دارید هزینه‌های واقعی را با بودجه‌ی اولیه مقایسه کنید. ممکن است بیشتر یا کمتر از بودجه اولیه هزینه کرده باشید. نگران نباشید. از این اطلاعات برای بررسی دلیل افزایش یا کاهش هزینه‌ها و کسب تجربه برای نمایشگاه بعدی استفاده کنید. اقدام خوب دیگر این است که تمام هزینه‌های مدیریت نمایشگاه و فروشندگان، به ویژه ساعات کاری و نرخ محاسبه‌ی آنها را بازبینی کنید. بسیاری از اوقات در مقایسه‌ی صورت‌حساب موجود با هزینه‌های واقعی متوجه اختلاف می‌شوید و این نگاه دقیق نه‌ تنها سبب صرفه‌جویی در پول می‌شود، بلکه از شما هم یک قهرمان می‌سازد.

سنجش نتایج

پس از انجام تمواد موارد گفته شده، باید نتایج تمام سخت‌کوشی‌هایتان را بسنجید. آیا به اهداف‌تان رسیدید؟ چند مشتری راغب به دست آورید؟ چند نفر عضو خبرنامه‌ی شما شدند؟ آیا مشتریان راغبی که در نمایشگاه ملاقات کردید از شما خرید کرده‌اند؟

تحلیل و آماده‌سازی برای نمایشگاه بعدی

حالا که با موفقیت نمایشگاه را پشت سر گذاشته‌اید، نوبت تحلیل و برنامه‌ریزی برای نمایشگاه بعدی است.

برگرفته از: structureexhibits.com

دانلود اینفوگرافی

فهرست اقدامات لازم برای حضور در نمایشگاه

نام *

ایمیل *

0 پاسخ ها

دیدگاه خود را ثبت کنید

آیا می خواهید به بحث بپیوندید؟
در صورت تمایل از راهنمایی رایگان ما استفاده کنید!!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

4 × چهار =